Cómo hacer una factura como autónomo: requisitos legales 2026

Emitir una factura correcta es una obligación legal, pero también es tu interés: una factura incorrecta o incompleta puede ser rechazada por tu cliente, invalidar una deducción de IVA o generar sanciones de Hacienda. En esta guía repasamos todos los datos obligatorios que debe contener una factura, cuándo puedes usar ticket simplificado, cómo numerar las facturas y los errores más comunes.

¿Cuándo estás obligado a emitir factura?

Como autónomo, estás obligado a emitir factura en los siguientes casos:

• Cuando el cliente es una empresa o autónomo (empresario o profesional), independientemente del importe.
• Cuando el cliente es un particular y lo solicita expresamente.
• Cuando realizas una entrega intracomunitaria (venta a empresa de otro país de la UE).
• Cuando tienes sede o establecimiento permanente en España aunque el cliente sea extranjero.

En ventas a particulares que no solicitan factura, puedes emitir un ticket simplificado en lugar de factura completa.

Datos obligatorios de una factura completa

Según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), una factura completa debe contener obligatoriamente:

Datos del emisor (tú)

• Nombre y apellidos (o razón social si eres empresa)
• NIF / CIF
• Domicilio fiscal

Datos del receptor (tu cliente)

• Nombre y apellidos o razón social
• NIF / CIF / NIF-IVA (para clientes europeos)
• Domicilio fiscal

Datos de la operación

• Número de factura: debe ser único y correlativo dentro de cada serie.
• Fecha de emisión
• Fecha de operación (si es distinta a la de emisión)
• Descripción de los servicios o bienes prestados
• Base imponible: el importe sin IVA
• Tipo de IVA aplicado (21%, 10%, 4% o exento)
• Cuota de IVA: el importe del impuesto
• Total a pagar: base + IVA − retención (si aplica)
• Retención de IRPF (si corresponde aplicarla)

Ejemplo de factura correcta

Numeración de facturas: cómo hacerlo bien

Las facturas deben numerarse de forma correlativa y sin saltos dentro del año natural. Lo más habitual es usar el formato año-número, por ejemplo: 2026-001, 2026-002, 2026-003...

Puedes tener varias series de facturación con letras que las distingan, por ejemplo:

• Serie A para facturas nacionales: A-2026-001
• Serie B para facturas internacionales: B-2026-001
• Serie R para facturas rectificativas: R-2026-001

Lo que no puedes hacer es saltarte números (pasar de 2026-005 a 2026-007), duplicar números o cambiar el orden cronológico. Hacienda puede interpretar los saltos como facturas no declaradas.

La numeración no se reinicia por cliente: es una numeración global para todas tus facturas dentro de cada serie.

¿Cuándo puedo usar ticket simplificado?

El ticket simplificado (antes llamado "recibo simplificado") es una alternativa a la factura completa que se puede usar en operaciones con particulares en determinados sectores:

• Ventas al por menor y ambulantes
• Servicios de hostelería y restauración
• Servicios prestados en peluquerías y salones de estética
• Transportes de personas y equipajes
• Aparcamientos y autopistas de peaje
• Agencias de viajes
• Tintorerías y lavanderías

Importante: el ticket simplificado no es válido para que el receptor deduzca el IVA, salvo en gasolineras, peajes y algunos otros sectores específicos. Si tu cliente es una empresa y necesita deducir el IVA, siempre debe pedirte factura completa.

Facturas rectificativas: cuándo y cómo emitirlas

Cuando cometes un error en una factura ya emitida o necesitas modificar el importe (descuento posterior, devolución, error en datos del cliente...), nunca debes corregir la factura original. En su lugar, debes emitir una factura rectificativa.

La factura rectificativa debe:

• Tener su propio número correlativo (generalmente en una serie R separada)
• Hacer referencia expresa a la factura original que rectifica (número y fecha)
• Indicar el motivo de la rectificación
• Incluir los importes correctos o el diferencial

Si la rectificativa anula completamente la factura original, el importe total será negativo (abono). Si solo corrige un dato (nombre del cliente, NIF...) puede emitirse con el mismo importe.

Facturas a clientes de la UE: el NIF-IVA intracomunitario

Si facturas a empresas de otros países de la Unión Europea, necesitas su número VAT intracomunitario (NIF-IVA europeo). Este número puedes verificarlo gratuitamente en el sistema VIES (ec.europa.eu/taxation_customs/vies).

Si el cliente tiene NIF-IVA válido, la factura va sin IVA español (operación intracomunitaria con inversión del sujeto pasivo) y debes hacer constar en la factura: "Operación sujeta y exenta de IVA por inversión del sujeto pasivo. Art. 25 Ley 37/1992".

Además, debes declarar estas operaciones en el Modelo 349 (declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias), de presentación trimestral o mensual según el volumen.

Plazos de emisión y conservación de facturas

Plazos de emisión: las facturas deben emitirse en el momento de realizarse la operación o, si el destinatario es un empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al que se realizó la operación. En facturas con entregas intracomunitarias, antes del día 16 del mes siguiente al de inicio de la expedición.

Conservación: estás obligado a conservar copia de todas las facturas emitidas y las facturas recibidas durante al menos 4 años (plazo de prescripción tributaria). Muchos asesores recomiendan conservarlas 6 años para tener margen de seguridad.

Las facturas electrónicas tienen el mismo valor legal que las físicas. Puedes conservarlas únicamente en formato digital siempre que garantices su autenticidad, integridad y legibilidad.

Factura electrónica obligatoria: Ley Crea y Crece

La Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) establece la obligación de emitir facturas electrónicas en todas las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B). Esta obligación se implantará de forma progresiva:

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: obligatorio desde principios de 2025.
• Resto de autónomos y empresas: en un plazo posterior que el Gobierno irá comunicando.

La factura electrónica no es simplemente un PDF enviado por email: debe tener un formato estructurado (Facturae, UBL o similar) que permita su procesamiento automatizado. Los principales softwares de facturación ya están adaptados.

Errores que invalidan una factura

• NIF del cliente incorrecto o ausente: si el NIF está mal, la factura no es válida para que el cliente deduzca el IVA.
• Descripción insuficiente del servicio: "Servicios varios" o "Trabajos del mes de marzo" no son descripciones suficientemente detalladas. Hacienda puede exigir más detalle.
• Falta de fecha: sin fecha, la factura no puede asignarse a un período impositivo.
• No indicar el tipo de IVA aplicado: solo poner el importe del IVA sin especificar el tipo (21%, 10%...) es incorrecto.
• Correcciones a mano sobre la factura original: nunca se pueden hacer correcciones sobre una factura emitida. Siempre mediante factura rectificativa.
• Numeración no correlativa: saltarse números o repetirlos es una irregularidad formal.